Kasa fiskalna jest nieodłącznym elementem firmy prowadzącej sprzedaż. Przepisy podatkowe szczegółowo regulują, które firmy mają obowiązek używać kasy fiskalnej a w jakich przypadkach nie ma takiej konieczności.
Jeśli podmiot będzie prowadził sprzedaż towarów bądź świadczył usługi tylko dla innych firm nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej. W takim przypadku dokumentem potwierdzającym sprzedaż będzie faktura. Ustawodawca mówi bowiem że transakcje pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi nie muszą być dokumentowane na kasie rejestrującej.
Za pomocą kasy fiskalnej podmiot prowadzący działalność gospodarczą dokumentuje sprzedaż towarów lub usług osobom fizycznym lub rolnikom ryczałtowym (są to rolnicy zwolnieni z VAT)
Istnieją jednak przypadki, w których mimo że podmiot dokonuje sprzedaży towarów lub usług to nie ma obowiązku używania kasy fiskalnej. Ustawodawca wymienił aż 49 czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania. Są one dostępne w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018. Drugim wyjątkiem dotyczącym zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej firmie jest sytuacja, w której obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł.
Wyjątek ze względu na wysokość obrotu nie ma jednak zastosowania przy każdej sprzedaży. Są bowiem towary i usługi, których sprzedaż jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania. Są to na przykład:
Towary:
gaz płynny, części do silników, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny. wyroby z metali szlachetnych, wyroby tytoniowe, perfumy i wody toaletowe.
Usługi:
przewóz osób i bagażu podręcznego taksówkami, naprawa pojazdów silnikowych, doradztwo podatkowe, fryzjerstwo, kosmetologia.
Wszystkie towary i usługi nie mogące podlegać zwolnieniom z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej dostępne są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018r.
W sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zobacz też: terminale mobilne